Domingo, 05 de Julio de 2020

La facturación electrónica, una gran ventaja logística

ColombiaEl Tiempo, Colombia 5 de julio de 2020

A partir de este año el único formato validado para requerir deducciones de gastos o impuestos será la factura electrónica

A partir de este año el único formato validado para requerir deducciones de gastos o impuestos será la factura electrónica. Esta medida es un claro incentivo para impulsar el uso del formato digital, pieza clave para la aportar transparencia y eficacia a la actividad económica en el país, al control fiscal y, por su puesto, al cuidado del medioambiente. De acuerdo con los voceros de Cadena, compañía que diseña y opera servicios empresariales para acompañar la transformación tecnológica de las empresas, este modelo tiene como finalidad la migración de los procesos financieros hacia lo digital, lo que significa que se crea un ecosistema diferente, mucho más rápido y abierto de acceso a recursos de manera transparente. "La implementación logrará automatizar miles de procesos reduciendo la posibilidad de errores, de extravíos o de duplicaciones de facturas. De igual forma, permitirá la pronta accesibilidad, gracias a que los archivos se guardan en la nube y por ende se podrán consultar en cualquier momento y desde diferentes dispositivos", explican los expertos de Cadena. Por otra parte, la facturación electrónica puede blindar a una empresa que no ha sido víctima de corrupción o ha estado involucrada en un delito, al tener la trazabilidad de las operaciones demostrando que no está comprometida en el quebrantamiento de una ley por omisión. Además, contribuirá con la reducción del coste de emisión de más de un 60 por ciento en comparación con la factura tradicional, así lo establecen varios estudios. Alberto Redondo, director de ‘marketing’ de Seres para Iberia y Latam, menciona que "el objetivo de la factura electrónica es mejorar la productividad de las empresas, mejorar las relaciones comerciales con clientes y proveedores y automatizar los procesos, reduciendo errores y costos". Para Carolina Masso, gerente UEN Tecnología de Gamma Ingenieros, el modelo de facturación electrónica se adoptó por el país con el decreto 2242 de 2015 a partir de ahí la Dian ha venido sumando esfuerzos para que se implemente este proceso en las organizaciones que estén obligadas a ser partícipes de esta herramienta y se suman aquellas que quieran adoptarlo de forma voluntaria pues este método trae varios beneficios. "La Dian es clara en indicar que la transición a este modelo puede realizarse de 2 formas: a través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable a facturar (Siigo, CGUno, Wordoffice) o a través de los servicios de un proveedor tecnológico que de conformidad con la normativa relacionada anteriormente (decreto 2242 de 2015)", aclara la experta. ¿Cómo hacerlo? Ahora bien, este proceso no es tan sencillo como parece, se necesita de personal especializado en tecnología para garantizar aspectos como la ciberseguridad de los cuales se derivan factores como: la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información. Es por esto, que el proveedor debe estar certificado por la Dian. Según Masso hay varios aspectos que se deben tener en cuenta: asegurar los canales de transmisión de la información, solicitar al proveedor que garantice la disponibilidad de los datos para el acceso a ellos por parte de los adquirentes y contar con la información física de forma paralela a la transición hasta que se garantice el 100 por ciento de la migración al modelo. Asimismo, menciona Redondo, cuando una empresa empieza a emitir facturas electrónicas, no todos los clientes tienen el mismo proceso de recepción. Por lo tanto, desde el principio, hay que hacer partícipe a los socios del negocio (clientes o proveedores) del procedimiento utilizado para que el proyecto pueda avanzar de una forma óptima en el menor tiempo posible, ya que no se trata de un cambio radical, sino bastante progresivo. Es importante entender que la emisión y recepción de facturas tiene otros procesos adicionales. En la recepción, está el propio hecho de recibir la factura, su identificación, su redirección para que sea validada, la manera de teclearla en el sistema, cómo se gestionarán las discrepancias, los trámites de los documentos de respuesta y acuses de recibo, entre otros. A su vez en estos escenarios hay que incluir toda la información legal requerida y también la que solicita el cliente y luego realizar el seguimiento a esas facturas. Seguridad de los datos Este es un tema al que se enfrentan tanto los proveedores del servicio de facturación electrónica como las empresas y es algo que deben gestionar con mucha responsabilidad. Lo primero es tener mucho cuidado al elegir un proveedor tecnológico porque los datos de facturación representan la información más relevante que tiene una empresa ya que contiene información de clientes, precios, productos, información que en manos de terceros con otras intenciones puede ser supremamente crítico. Según Masso hay que buscar tener la confianza y la credibilidad de que el proveedor va a asegurar la confidencialidad y la integridad de los datos a través de: -Certificaciones: son en su mayoría obligatorias para todos como la ISO 27001 para la seguridad de la información -Trayectoria de la compañía: puede ser un proveedor muy bueno en términos de tecnología o de precios, pero será experto en procesos de seguridad? Cadena es experta en manejo de servicios y productos de seguridad desde hace más de 30 años manejando información crítica de clientes. -Procesos y protocolos de seguridad en el servicio de facturación electrónica: equipos que monitoreen en línea todos los servicios para evitar fugas, ataques, daños a la información de los clientes y mejorar los sistemas permanentemente. Además que tengan pólizas de seguros sobre riesgos de manejo de información.