Cómo liberar espacio en Gmail sin gastar un peso y sin borrar nada

Ray Tomlinson creo el correo electrónico en 1971, y también fue quien eligió la arroba para diferenciar el usuario de la organización donde se aloja su correo; en las oficinas tiende a convertirse en un almacén de datos que se nos escapa de control



El otro día abrí mi Gmail , como siempre, como desde 2004 , cuando empecé a usar este servicio de correo electrónico hoy omnipresente, y al lado de la carpeta Borradores había un numerito alarmante. En lugar de casi 2300 , decía 24 . No podía ser. ¿Había perdido veinte años de borradores? (Emoji de El Grito de Edvard Munch acá.) En realidad no me preocupaba demasiado, porque uno acumula más por falta de tiempo que por otra cosa. ¿Pero estaba fallando Gmail? Si Gmail falla, tengo que escribir una nota para el diario.



Pero no, estaba pasando otra cosa. No voy a contar el final todavía. Vamos a los datos. Como saben, Gmail ofrece 15 GB gratis ; en 2004 era 1 GB, y con eso rompieron todo. Altri tempi .







Estadísticas de uso del espacio en la nube de Google



Esos 15 GB se reparten entre todo lo que requiera almacenamiento. Drive , por ejemplo. Pero como casi no uso la nube, el gran devorador de bytes es, en mi caso, Gmail. Ya conté en otra nota cómo usar el buscador del correo de Google con ciertas palabras clave para encontrar los correos que están ocupando mucho espacio. Pero ahora la situación era más grave y por lo tanto iba a necesitar medidas más extremas . Entra en escena un dato que hoy casi nadie toma en consideración, pero que te va a poner los pelos de punta.



No está acá, está allá



Los correos que leés, respondés y reenviás en estos servicios, que parecen estar a tu alcance, literalmente en la palma de tu mano , en realidad se encuentran muy lejos, en la nube. La nube no es nubosa, se entiende. Son servidores, software e infraestructura de telecomunicaciones de las compañías de Internet. En este caso, Google. O sea, están en otra parte, en otro lugar, no en tu dispositivo .



Podés hacer esta prueba, para advertir la facilidad con la que tus mails podrían quedar fuera de tu alcance. Poné el teléfono en Modo Avión , abrí una carpeta que hace mucho que no mirás, y te vas a encontrar con el símbolo de que no hay conexión.



La lista de los mensajes más recientes, en la Bandeja de entrada , seguirán accesibles. Lo últimos pueden incluso leerse (sin lujos, si hay imágenes). Pero si bajás un poco, incluso dentro de la Bandeja de entrada, volverá a aparecer el mensaje No hay conexión .







Ups, estamos sin conexión



Con los correos web ( Gmail , Outlook.com , ProtonMail ) ganamos en versatilidad, espacio y ubicuidad. Pero perdimos el control de nuestros mails. No los tenemos almacenados en nuestro dispositivo. Es cierto que hoy es poco probable quedarse sin conexión del todo, pero puede pasar . Y hay un problema adicional. Si los mails están en los servidores de Google o Microsoft, en lugar de ocupar lugar en el disco duro de tu computadora (que es abundante y económico) consumen costosos gigas en la nube . Uno puede sentirse tentado de buscar todo lo que ocupa mucho espacio y borrarlo, pero es una solución innecesariamente drástica . Hay otra, mucho mejor, con la que además matamos dos pájaros de un tiro. Por añadidura, es más rápida.



La vieja guardia



Para eso vamos a usar Thunderbird , el excelente cliente de correo electrónico de software libre (y gratis) de Mozilla; cualquier otro programa, incluido el Outlook de Microsoft , también sirve. Obviamente, hay que instalarlo, como cualquier otra aplicación, y configurar la cuenta de Gmail. Con Thunderbird esto es muy sencillo, fijate.



Al arrancar por primera vez Thunderbird (o cualquier otro cliente de correo) te va a ofrecer configurar una nueva cuenta. Lógico. En ese formulario (o cuadro de diálogo ) tenés que poner tu nombre , tu dirección de correo electrónico , la contraseña y apretar Siguiente . Entonces te va a consultar si querés usar POP3 o IMAP , y para la mayoría de nosotros esto sería el final del show. Muchas gracias , muy lindo todo, genial la promesa del título, pero no tengo ni la menor idea de qué me está hablando este programa.



Así que vamos a aclararlo. Aclararlo quiere decir no complicarnos más la vida con todo lo que (ya sé) que voy a dejar de lado. Dicho muy, pero muy simple, tenés que elegir IMAP, y listo . ¿Por qué? (Si no te interesan los porqués, pasá al siguiente subtítulo.)



IMAP te permite usar Gmail con Thunderbird de la misma forma que lo usás en la Web o en el teléfono. Si borrás un mail en el teléfono, se va a borrar en Thunderbird. Si borrás algo en Thunderbird, se a a borrar en la Web y en teléfono. ¿Sin hacer nada más? Sin hacer nada más.



O sea, hasta acá, solo reemplazaste una fachada por otra. ¿Y entonces, cuál es la gracia de haber bajado un software, haberlo instalado en mi notebook y todo lo demás? Paciencia, ya llega, y si te prometí que vas a poder liberar espacio en Gmail sin gastar un centavo y sin borrar nada, es así.



Además, no, ya no es lo mismo que con Gmail en la Web, porque de forma predeterminada Thunderbird va a empezar a sincronizar tus mails de tal modo que tengas una copia local en el disco de tu computadora . Eso está bien, pero si querés podés cambiarlo desde Configuración de la cuenta . En Avanzadas podés incluso elegir qué carpeta mantener sincronizada con tu disco local todo el tiempo . Pero que Thunderbird copie los mails a tu disco no es un problema, porque los 15 GB de Gmail no mueven la aguja en una computadora de hoy. Lo que estamos buscando es lo opuesto, liberar espacio en la nube. Ya llega.



Ahora, ¿qué es POP3? Es el protocolo de oficina de correo ( Post Office Protocol , en inglés; versión 3) del mail original. Si elegís esa opción, Thunderbird va a descargar todos tus mails a la computadora y nada más . No vas a tener carpetas remotas ni se va a sincronizar automáticamente cuando borres, muevas o copies cosas. ¿Y para qué está? Bueno, sigue la lógica del correo electrónico de antes, no la de los webmails. Digo más: en el correo electrónico original vos ni siquiera tenías una computadora personal. Te conectabas a una terminal boba y consultabas tu casilla, que en estaba alojada en una computadora central (la única que había en esa universidad, por ejemplo). O sea, en 1971 faltaba mucho para que llegara esta idea loca de llevar el correo con vos en el bolsillo.







Configuración de sincronización y almacenamiento en Thunderbird



Y respecto de POP3 con otros clientes de correo , cuidado, porque POP3 de forma predeterminada baja todo a tu máquina y después lo borra del servidor . O sea, de la nube. Ojo con eso.



De locales



Así que, definitivamente, tenés que elegir IMAP. Ahora, podés seguir usando tu Gmail como siempre y olvidarte de Thunderbird. O, si sos de la vieja guardia y preferís un cliente de correo tradicional en Windows, porque es mucho más ágil (es mi caso), podés usar Thunderbird en tu computadora. ¿Y el teléfono? Lo mismo. Usá todo como siempre. (Es más, cuando sincronice todo, vas a poder ver tus mails sin conexión en Thunderbird. Esto ocurre de forma transparente, en segundo plano y sobre demanda, llegado el caso.)



Es decir, para lo que hacés normalmente, no hay cambios. De modo que no solo es fácil, sino que no te obliga a alterar la forma en que usás Gmail, de manera ubicua y desde varios dispositivos. Con IMAP no vas a notar diferencia. Pero va a ganar una función fundamental.







Moviendo elementos entre la nube y tu disco local usando menús (botón secundario de nuevo)



Si mirás la barra de carpetas a la izquierda de Thunderbird vas a ver algo muy humilde, muy poco conspicuo, llamado Carpetas locales . Suena inofensivo y no le prestamos atención. Encima, están vacías. ¿Qué son las Carpetas locales?







Con el botón secundario del mouse se abre el menú para crear subcarpetas dentro de Carpetas locales



Bueno, son lo que indica su nombre: son carpetas ubicadas localmente en el disco duro de tu computadora . Todo lo que muevas a esas Carpetas locales (o a carpetas que crees dentro de Carpetas locales) va a trasladarse de la nube al disco de tu computadora . ¿En serio? En serio. Simplemente, usando Thunderbird, seleccionás, por ejemplo, esos 4500 mails de esa organización a la que perteneciste hace cinco años y que ocupan 5 GB y los movés a una carpeta dentro de Carpetas locales . Le va a llevar un tiempo a tu conexión mover 5 GB, pero dejalo trabajar, y listo. Cuando haya terminado, vas a haber liberado 5 GB de tu cuenta de Google y vas a seguir teniendo guardados esos mails que, tal vez, contienen algo importante. Para mover (no copiar, sino mover) mails de la nube a Carpetas locales tenés que arrastrar y soltar apretando la tecla Mayúsculas . Por supuesto, si te llevás mejor con los menús, podés usar botón derecho del mouse, y ahí elegir la acción correspondiente. En este caso, Mover y luego elegir la carpeta de destino .



En algún momento, sobre todo si movés muchos mails, Thunderbird te va a decir que conviene Compactar carpetas. Dale OK y si no querés que te vuelva a preguntar decile que lo haga automáticamente . Eso es para ganar espacio en tu disco duro, no tiene que ver con la nube.







Si te dice que hay que compactar, adelante; eso es para ganar espacio de disco en la computadora, no en la nube



Como estás usando IMAP, en unos minutos (esto depende del volumen de cosas que hayas movido o borrado) vas a ver que los cambios se reflejan en Gmail (por ejemplo, en el teléfono), aunque el espacio libre va a tardar más en actualizarse. En mi caso, antes de la última limpieza, estaba llegando a los 10 GB de mails en la nube . Eso activó mi TOC, moví todo lo que realmente no necesito tener conmigo encima todo el tiempo a las Carpetas locales , y bajé a unos mucho más confortables 5,81 GB ocupados. Otra vida.



Con todo, hay una vuelta más de tuerca. Si movés mensajes de una carpeta (o sea, una etiqueta) de Gmail a las Carpetas locales, aun cuando ya no se vean bajo esa etiqueta, de todos modos van a seguir en la carpeta Todos (de Gmail). Así que para no duplicar y para que se libere realmente ese espacio, lo más conveniente es copiar los mensajes al archivo de las Carpetas locales y, cuando se hayan copiado correctamente, recién entonces borrarlos de Gmail (usando Gmail) . Después podés vaciar la Papelera (de nuevo, con Gmail) o esperar que Gmail la vacíe de forma automática, pasados 30 días . No es algo que puedas hacer de un momento para el otro, si tenés muchos mensajes, ni a tontas y a locas.



Para que te des una idea y no desesperes, mover 11.000 mails (toda mi carpeta de Enviados) de Gmail a mi computadora, con una conexión de 300 mega (megabits por segundo) me llevó alrededor de una hora . Acabo de hacerlo para probar darte un número realista. El número de gigas ocupados en la nube de Google va a tardar todavía un poco más en actualizarse . Dale tiempo. En general, sin embargo, con volúmenes razonables de mails (11.000 es mucho), vas a ver la ganancia de espacio de forma inmediata.



OK, entonces copiar, no mover. Bueno, sí y no. En el fondo queremos mover. Pero con esta versión de Thunderbird y la versión de IMAP que usa Gmail, en el caso de que tengas muchos mails (que es lo más probable), te conviene, para simplificar, copiar primero los mails que querés sacar de la nube a tus Carpetas locales . Cuando Thunderbird te diga que ya copió todo, entonces usás Gmail (podés tener ambas cosas abiertas a la vez en la computadora) y eliminás los mails que acabás de copiar a las Carpetas locales de Thunderbird . Suena un poco retorcido, pero de otro modo no estarías realmente eliminándolos de Gmail y seguirían ocupando espacio.



Por completitud, añado que Google tiene una plataforma llamada Takeouts , que puede usarse para exportar los datos de cualquiera de sus servicios, incluido Gmail , y que el archivo resultante puede importarse a Thunderbird. En mi experiencia, sin embargo, la relación entre Thunderbird y Gmail por medio de IMAP es muy práctica.



Recaudos



Por supuesto, hay algunos recaudos por tomar en consideración, aunque no hay ninguna trampa detrás de este truco. Funciona, te evita un montón de costo (en dólares) y es razonablemente sencillo de implementar.



Ahora bien, los mails que movés de la nube de Gmail a tus Carpetas locales en el disco duro de tu notebook ya no quedarán accesibles desde la web o el teléfono . Los archivaste en tu máquina porque hace mucho que no los ves. Si necesitás algo de ahí, vas a tener que abrir la notebook. Si en Gmail guardás 15 GB de cosas que necesitás todo el tiempo desde todos lados, entonces, lo lamento, pero vas a tener que compararle más espacio a Google. El plan básico es de 1,99 dólares por mes por 100 GB adicionales . Pensalo.







Ruta del las Carpetas locales



El otro recaudo es que ahora no tenés a Papá Google cuidándote las espaldas . O sea que si falla el disco duro de tu computadora, perdiste todo. ¿Qué hay que hacer? Un backup de las Carpetas locales . Esto es realmente sencillo e incluso lo podés automatizar con un programa como SyncBack Free . Abrís Thunderbird, hacés clic con el botón secundario del mouse en Carpetas locales, elegís Opciones y se va a abrir un cuadro de diálogo donde está la ruta de las Carpetas locales. Es decir, la ubicación física en tu disco duro. Copiás todo eso en un disco externo y listo. La otra, más brutal, pero quizá más sencilla, es copiar toda la carpeta Thunderbird dentro de AppData\Roaming a un disco externo . AppData es una carpeta oculta dentro de tu carpeta de usuario de Windows, así que si, por ejemplo, tu disco se llama C: y vos te llamás Juan, la carpeta que deberías copiar a un disco externo sería: C:\Users\Juan\AppData\Roaming\Thunderbird .



Funes



¿Pero había perdido veinte años de Borradores o no? Por supuesto que no. Mi memoria está un poco saturada con tantas cosas y se me había olvidado que hace un tiempo había movido los casi 2300 borradores de la nube de Gmail a mis Carpetas locales . No es la primera vez que me pasa. Pero ese es otro problema.