Conozca algunos errores comunes y cómo evitarlos

Desde el año 2021, la nómina electrónica es un requisito fiscal obligatorio en Colombia. Su propósito es garantizar trazabilidad, transparencia y control en los pagos laborales. Sin embargo, el cumplimiento formal no siempre implica eficiencia: errores en la generación, validación o envío de la información siguen costando dinero y reputación a cientos de empresas. De acuerdo con Playnext, compañía especializada en servicios asociados al talento humano, la gestión de nóminas debe garantizar pagos correctos y oportunos, cumpliendo con las normas fiscales y laborales. "Errores en este proceso pueden generar sanciones legales, descontento en los empleados y problemas financieros para la empresa", advierte la firma. Entre las fallas más comunes se encuentran los cálculos erróneos de impuestos y deducciones, la clasificación incorrecta de empleados y la falta de control en los registros. Según estudios citados por la compañía, cerca del 25 por ciento de las disputas laborales en el país están relacionadas con errores en los pagos. Imprecisiones frecuentes Para Matías Umaschi, CEO de Payana, uno de los principales problemas radica en la calidad de la información. "Muchas empresas todavía gestionan la nómina desde archivos dispersos o sistemas que no se comunican entre sí, lo que genera incongruencias entre la información contable, tributaria y laboral", explica. Según Umaschi, es común encontrar errores en la identificación de empleados, fechas de pago o conceptos mal parametrizados, lo que deriva en inconsistencias entre lo reportado a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y lo efectivamente pagado. Además, señala que "más del 70 por ciento de los rechazos por parte de la Dian podrían evitarse si la información pasara por un control previo de consistencia". En Payana, por ejemplo, su sistema de Inteligencia Artificial (IA) valida los datos en tiempo real, cruza información con bancos y genera alertas automáticas. "El objetivo es simple: evitar reprocesos, sanciones y pérdidas de tiempo", puntualiza. Las consecuencias El incumplimiento en los plazos de reporte o los errores en los documentos pueden acarrear sanciones y pérdida de beneficios tributarios. En ese sentido, Leonardo Maldonado Contreras, director de Alianzas Tecnológicas para Gestión de Seguridad Electrónica (GSE), advierte que "si no se presenta la nómina electrónica dentro de los 10 días hábiles siguientes al mes correspondiente, la empresa puede perder la oportunidad de deducir costos y gastos de nómina en la declaración de renta". Umaschi complementa que, más allá de las sanciones, los errores también implican "horas de reprocesamiento, atrasos en cierres contables y pérdida de confianza interna". Estos costos ocultos, agrega, "reducen la visibilidad financiera y la capacidad de planificación de la empresa". Actualizar datos Otro error frecuente es no mantener actualizada la información de los empleados. Esto genera discrepancias en aportes a seguridad social, retenciones y deducciones. "Cuando los datos no están actualizados, se rompen la trazabilidad y la confianza. De igual manera, pueden haber consecuencias legales y reputacionales", explica Umaschi. Su recomendación es adoptar sistemas que sincronicen información en tiempo real. "Las empresas que dominan sus datos no solo evitan sanciones: ganan reputación, confianza y ventaja competitiva", añade. Maldonado coincide en que la actualización permanente es clave. "Nóminas electrónicas con información errada generan alta emisión de notas de ajuste para subsanar errores, lo que incrementa la carga operativa", asegura. Buenas prácticas para evitar sanciones La prevención sigue siendo la mejor estrategia. Entre las recomendaciones principales de los expertos se destacan: - Verificar los datos antes del envío: revisar identificaciones, fechas y valores reportados. - Mantener información actualizada: cualquier cambio en el estado laboral debe reflejarse en el sistema. - Automatizar validaciones: usar software que detecte inconsistencias de forma automática. Cumplir con los plazos de la Dian: presentar los reportes dentro de los 10 días hábiles siguientes al mes de liquidación. - Desde GSE, Maldonado resalta la importancia de contar con plataformas que "permitan configurar cada variable a reportar de la nómina, para que cada documento electrónico sea emitido correctamente". Los especialistas coinciden en que la nómina electrónica no es solo una obligación fiscal, sino una oportunidad para fortalecer la gestión financiera de las organizaciones. Una nómina bien administrada permite trazabilidad, control y planificación.