La gestión eficaz es fundamental para la estabilidad financiera

Una gestión eficaz de cobros y recaudos es clave para garantizar la estabilidad financiera tanto en empresas como en entidades gubernamentales. Así lo confirma Carlos Ángel, gerente de operaciones en Recsa Colombia, quien además señala que, en el caso de entidades gubernamentales, una gestión adecuada asegura el cumplimiento de las normativas y leyes fiscales, evitando sanciones y multas y, no menos importante, permitiría tener una planificación financiera favoreciendo la toma de decisiones estratégicas y el aprovechamiento de oportunidades de inversión. En ese sentido, de acuerdo con el experto, es importante conocer algunas de las prácticas y estrategias a las que hoy se puede acudir para apuntarle a un proceso eficaz: "Nuestro mejor aliado es la información y la tecnología. Con la información a través de la analítica debemos definir una estrategia cliente a cliente, y la más eficiente es aquella en la que logramos diferenciar a cada uno de los tipos de cliente de acuerdo con sus preferencias de contacto, canal y horario", explica Ángel. A su turno, Adriana Rojas Martínez, decana de la Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables de la Universidad Cooperativa de Colombia, detalla que una de las mejores prácticas para una gestión eficaz de cobros y recaudos, es garantizar un proceso completo y una política de crédito y cobranza que abarque el ciclo de comercialización, registro contable y gestión de los cobros y recaudos, para que desde que se establece la relación con el cliente se validen los parámetros que garanticen que cuenta con el respaldo para responder por las obligaciones, estableciendo plazos y formas de pago, asimismo, especificando las consecuencias que se derivan de su incumplimiento. Aliados del proceso En cuanto a las tecnologías o herramientas digitales que son útiles para optimizar los procesos de cobro y recaudo, Rojas señala que estas van desde ERP, ‘software’ contables y administrativos, ‘software’ de cobro y recaudo, hasta chatbots, callbots, whatsapp, email y SMS. Adicionalmente, el gerente de operaciones en Recsa Colombia, resalta que "es vital contar con un CRM (Customer Relationship Management). El siguiente factor relevante es tener una herramienta de análisis de información RTD (Real Time Decisión) que nos permita configurar la estrategia a la medida de las necesidades y de los resultados; finalmente, herramientas con inteligencia artificial que nos permitan implementarla en habilitadores de comunicación como lo son los Voice Bot´s, los Chats Bot´s y en la analítica de datos". De manera complementaria, Wilson Solano, director del Programa de Economía de la Universidad El Bosque, destaca que la tecnología es un componente determinante en la gestión de cobranza, ya que con procesos definidos de sistematización permite minimizar los errores y mejorar la eficiencia en la comunicación entre las partes, por lo cual se requiere de: "Un área o grupo de personas especializadas con un ‘software’ de cobranza confiable y seguro; un call center que permita tener relación telefónica directa con los clientes, la cual con autorización puede ser grabado como parte de los compromisos de recaudo; contar con una plataforma que interactúe con chatbots (habilitados para realizar en línea pagos), mensajes de voz, mensajes de texto y voicebot (Inteligencia Artificial)", agrega Solano. Las implicaciones Es importante tener en cuenta que una mala gestión implicaría que una organización se enfrente a numerosos riesgos financieros y operativos. De acuerdo con Michael Ortegón, decano de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de Uninpahu, "el problema más evidente es el de flujo de caja, ya que las cuentas por cobrar se acumulan y hay una demora en los recaudos, lo que compromete la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones". Otro riesgo, añade el decano, es que sin una gestión adecuada, la morosidad aumenta, lo que incrementa el riesgo de que las deudas se vuelvan incobrables. Esto puede, por lo tanto, escalar los costos de cobranza, que son costos operativos que solo aumentan la necesidad de recurrir a agencias externas o procesos legales. Además, una gestión de cobro demasiado agresiva podría dañar la relación con los clientes o ciudadanos, afectando la reputación y la sostenibilidad a largo plazo.